Come scegliere l’app per fatture più adatta alle proprie necessità

A partire dal 1° gennaio 2024, tutti i lavoratori professionisti dotati di partita Iva, inclusi i forfettari, hanno iniziato a rapportarsi con l’obbligo della fatturazione elettronica. A far eccezione sono solo i professionisti sanitari, a cui attualmente risulta vietata l’emissione di fatture elettroniche per le prestazioni verso persone fisiche.

Si tratta di una complessità in più da gestire, tuttavia facilmente risolvibile attraverso software di gestione delle fatture e app specifiche. Orientarsi nel panorama di questi software può sembrare oggigiorno abbastanza complicato, visto il numero elevato di società che ne offrono vari modelli, quindi può essere utile un vademecum che aiuti a scegliere l’app per fatture aziendali più adatta al proprio caso.

Prima di tutto, per sapere quale app per fatture scegliere è bene avere in mente quali caratteristiche chiave è bene considerare. Di applicazioni per fatture ce ne sono davvero molte, quindi cerchiamo di capire come distinguere quelle che possano offrire un vero supporto alla gestione della propria contabilità aziendale.

Quali caratteristiche deve avere un’app per fatture

Una buona app per fatture consente di creare, inviare e conservare fatture, preventivi e ordini direttamente dal proprio dispositivo mobile, offrendo quindi una soluzione piuttosto pratica e veloce per lavorare in mobilità, anche da remoto, lontano dall’ufficio.

Un’app per fatture di qualità dovrebbe quindi avere le seguenti caratteristiche:

• Gestione della fatturazione elettronica: fondamentale per rispettare la normativa in vigore. Deve comprendere, in una piattaforma unica, generazione, firma digitale, invio al Sistema di Interscambio e conservazione delle fatture per 10 anni;
• Interfaccia intuitiva: il suo funzionamento deve essere facilmente comprensibile anche per chi non ha competenze tecniche specifiche;
• Salvataggio dei dati dei clienti: aiuta a velocizzare la compilazione delle fatture successive dopo la creazione della prima e a minimizzare il rischio di errori;
• Compilazione assistita: velocizza il lavoro di inserimento dati, automatizzando gran parte della fattura e richiedendo solo l’aggiunta di dettagli come le modalità di pagamento;
• Storico delle fatture: questo archivio permette di tenere traccia delle fatture emesse, incassate o da incassare, agevolando il controllo e la gestione dei pagamenti;
• Funzionalità aggiuntive: le app per fatture possono includere strumenti di monitoraggio delle entrate, notifiche per scadenze o soglie fiscali, nonché opzioni per sollecitare pagamenti non ancora ricevuti. Inoltre, può integrare tool che permettono la creazione di preventivi, poi trasformabili in fatture, e la gestione di tutti i documenti aziendali;
• Consulenza professionale tramite collaborazione con il commercialista: un’altra ottima funzione che una buona app per fatture dovrebbe avere consiste nel dare la possibilità al proprio commercialista di accedere direttamente alla documentazione aziendale tramite un account collegato.

Quanto costa un’app per fatture

Un’app per fatture che abbia tutte le funzioni richieste per una efficiente gestione aziendale è generalmente a pagamento. Previo versamento di una quota mensile o annuale, si hanno a disposizione un’ampia gamma di funzionalità che semplificano il lavoro contabile.

Pagamento a parte, i costi variano in base all’applicazione a cui ci si affida, può essere utile un periodo di prova gratuito, non solo per prendere dimestichezza con l’app e la sua gestione in mobilità, ma anche per vedere se è veramente quella che fa al proprio caso.