Più aumentano gli strumenti AI che usiamo, più cresce il sovraccarico mentale nei team: 7 passi per non farsi travolgere al rientro in azienda

Alla ripartenza di settembre i team si ritrovano con più strumenti e più notifiche, ma con le stesse procedure di sempre. Mindiversity stila una lista di consigli per rientrare al lavoro con più consapevolezza

Sono molte le aziende pronte a ripartire dopo la pausa estiva con nuovi strumenti AI, tool e procedure per accelerare il lavoro dei team.

D’altronde, i numeri sull’adozione dell’AI in azienda sono in crescita costante: secondo il rapporto Istat, nel 2025 il 16,4%delle imprese con almeno dieci addetti ha utilizzato almeno una tecnologia di intelligenza artificiale, contro l’8,2% dell’anno precedente. E raddoppia anche il numero di aziende che ne usano più di una simultaneamente, dal 5,2% al 10,6%.

Il paradosso è che uno strumento può semplificare enormemente l’esecuzione di una singola attività e, nello stesso momento, rendere più articolato il lavoro necessario per governarla. Se un testo si produce in pochi minuti e le alternative a disposizione si moltiplicano, qualcuno deve comunque verificare gli output, integrarli, scegliere quale usare, ricostruire il contesto e prendere una quantità crescente di micro-decisioni.

Quando nuovi strumenti e procedure vengono semplicemente aggiunti a quelli già esistenti, senza eliminarne o semplificarne altri, può aumentare l’attrito cognitivo: il lavoro mentale aggiuntivo necessario per orientarsi tra informazioni, notifiche, cambi di contesto e decisioni prima ancora di riuscire a fare il proprio lavoro. Se questo attrito si accumula, si può arrivare in poco tempo al sovraccarico.

La promessa di semplificazione rischia così di fermarsi alla singola attività: si produce più velocemente, ma la complessità da gestire nell’operatività quotidiana aumenta notevolmente.

A riprova di questa evidenza, una ricerca evidenzia il fenomeno che i lavoratori hanno definito come “AI brain fry”, l’affaticamento mentale che compare quando l’interazione con l’intelligenza artificiale supera le nostre capacità mentali, e riguarda soprattutto chi gestisce più sistemi in parallelo. Chi lo vive lo descrive come nebbia mentale, mal di testa, rallentamento nelle decisioni, la sensazione di avere il pensiero affollato.

È proprio sull’incontro tra funzionamento cognitivo e sistema di lavoro che interviene Mindiversity, progetto che accompagna aziende, organizzazioni e HR nel rendere più esplicito il modo in cui un team elabora informazioni, distribuisce il carico e si scambia istruzioni.

Persone diverse possono avere ritmi, bisogni di struttura e modalità di elaborazione differenti: quando incontrano ambienti con molte interruzioni, strumenti ridondanti, priorità implicite e una quantità crescente di informazioni da governare, può aumentare il sovraccarico.

“Nei team che seguiamo la parola che torna più spesso è ‘sovraccarico’, e non ha a che fare soltanto con le ore lavorate, ma con quante cose ciascuno deve tenere aperte insieme, quante informazioni deve processare e in quali condizioni riesce a concentrarsi” spiegano Barbara Antongiovanni e Federica Ometti, co-fondatrici di Mindiversity.

Il vademecum di Mindiversity per rientrare in azienda con più consapevolezza

1. Ridurre i canali e chiarirne l’uso: decidere quale strumento serve a cosa ed eliminare quelli ridondanti, invece di continuare ad aggiungerne di nuovi.
2. Distinguere ciò che è urgente da ciò che può aspettare: esplicitare quali richieste richiedono una risposta immediata e quali possono essere gestite il giorno successivo, senza classificare tutto come urgente.
3. Capire come lavora meglio ogni persona: mappare le preferenze concrete, come ad esempio ricevere istruzioni scritte, avere una checklist, partire dalla visione d’insieme o confrontarsi direttamente.
4. Riconoscere i possibili segnali di sovraccarico: procrastinazione, irritabilità, difficoltà a rispondere, perdita di focus o tendenza a “sparire” possono comparire quando il carico diventa difficile da gestire, ma non indicano automaticamente una causa unica. È utile osservarli nel contesto in cui si manifestano.
5. Usare confronto e coaching per trasformare il disagio in richieste concrete: è utile spiegare come si manifesta il sovraccarico e quali sono i nostri bisogni, senza sentirsi costretti ad adattarsi continuamente o a “indossare una maschera”.
6. Osservare lo “switch” del rientro: dopo settimane trascorse seguendo maggiormente i propri ritmi, il ritorno al lavoro può rendere più evidente la distanza tra il proprio funzionamento e quello richiesto dal contesto.
7. Prima di pensare di cambiare lavoro, provare a cambiare qualcosa nel lavoro: chiedersi quali esigenze non sono mai state espresse e quali cambiamenti non si è mai provato a proporre al proprio team.

Un lavoro di traduzione dentro i team

Per Mindiversity, quindi, l’obiettivo non è chiedere alle persone di imparare a sopportare sistemi sempre più complessi, ma ridurre la complessità evitabile: eliminare ridondanze, chiarire priorità e responsabilità, rendere le informazioni più leggibili e diminuire il numero di micro-decisioni necessarie per capire ogni volta come muoversi.

Tra i loro strumenti proprietari ci sono Il libretto di istruzioni del team e Design for All Minds, percorsi in cui i gruppi di lavoro rendono espliciti modi di ricevere informazioni, gestire priorità e collaborare, che di solito restano impliciti e vengono dati per condivisi, insieme a sessioni di coaching e formazione.

“Il punto non è usare più tecnologia, ma progettare un modo di lavorare in cui la tecnologia tolga davvero complessità.Un sistema progettato bene richiede meno energia per capire come usarlo. Per questo, prima di introdurre l’ennesimo strumento, dovremmo chiederci prima cosa possiamo semplificare”, concludono Federica Ometti e Barbara Antongiovanni.